Từ năm 2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định rõ về thủ tục quản lý người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, trong đó có trình tự gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Đây là thủ tục quan trọng đối với các trường hợp lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động, nhưng vẫn phải có giấy xác nhận hợp lệ để làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Dưới đây là trình tự gia hạn theo Điều 16 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

1. Thời điểm nộp hồ sơ gia hạn

Nội dung chính:

Người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục gia hạn trước khi giấy xác nhận hết hạn.

Theo quy định:

Hồ sơ gia hạn phải nộp ít nhất 10 ngày trước khi giấy xác nhận hết hạn
Và không quá 45 ngày trước ngày hết hạn

Nếu nộp quá sớm hoặc quá trễ so với khoảng thời gian này, hồ sơ có thể không được tiếp nhận theo quy định.

2. Nơi nộp hồ sơ gia hạn

Doanh nghiệp hoặc người sử dụng lao động có thể nộp hồ sơ theo các hình thức sau:

Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương
Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích
Ủy quyền cho doanh nghiệp hoặc cá nhân thực hiện thủ tục
Nộp thông qua dịch vụ công trực tuyến

Hồ sơ sẽ được nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.

3. Quy trình xử lý hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ:

Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền thông qua cơ chế một cửa hoặc một cửa liên thông
Hồ sơ cũng có thể được xử lý thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia

Quy trình này giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thời gian xử lý cho doanh nghiệp và người lao động.

4. Thời gian giải quyết

Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 219_2025_NĐ-CP:

Trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ thực hiện gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Trường hợp không được gia hạn, cơ quan chức năng phải: